Ce este ERP? Definitie, beneficii si functionalitati ale unui sistem software ERP Romania

ERP este un acronim pentru termenul englezesc “Enterprise Resource Planning” care, tradus in limba romana, inseamna Planificarea Resurselor Intreprinderii. In mediul de afaceri din Romania, termenul este folosit, de regula, in expresii precum “program ERP”, “aplicatie ERP”, “sistem ERP”, “software ERP” sau “solutie ERP”.

Un sistem ERP este utilizat de catre companii pentru gestionarea resurselor. Softul permite managementul integrat al proceselor si operatiunilor din diferite zone de business: achizitii, vanzari, contabilitate, productie, managementul relatiilor cu clientii, management proiecte si alte activitati ce privesc lantul logistic.

Denumirea a fost data in 1990, de catre analistii in tehnologie pentru sistemul software care se ocupa de gestionarea afacerilor, respectiv ERP – Enterprise Resourse Planning. Istoricul dateaza insa tocmai din anul 1913, cand inginerul Ford Whitman Harris a realizat modelul EOQ – Economic Order Quantity. Timp de aproximativ 50 de ani, acest sistem de fabricatie pe suport hartie a reprezentat un etalon pentru activitatea de planificare productie.

Evolutia tehnologiei de atunci a dus la aparitia de sisteme asemanatoare care sa acopere si alte activitati de business (gestionarea relatiilor cu clientii, a informatiilor referitoare la resursa umana, integrarea finantelor), ajungandu-se la un nou tip de soft pentru managementul afacerilor: ERP system. Astfel, departamentele de marketing si vanzari, stocuri, productie, finante – contabilitate, resurse umane puteau fi integrate in sistem prin module interdependente.

Pentru a raspunde eficient evolutiei economice si avand la baza inovatiile tehnologice, aplicatiile devin tot mai complexe, cu interfete web intuitive, in asa fel incat sa permita un management al afacerilor cat mai eficient si cuprinzator.
Astfel, sistemele ERP au ajuns sa cuprinda in prezent diferite industrii si tipuri de activitati, fiind posibila integrarea facila a departamentelor, indiferent de zonele acoperite de catre acestea. Piata globala a sistemelor ERP a ajuns sa fie evaluata in 2019 la 39,65 miliarde de dolari, preconizandu-se ca va atinge 65,2 miliarde de dolari pana in anul 2025.

Pentru a afla ce este un sistem ERP trebuie sa ne gandim in primul rand la faptul ca intr-o organizatie, informatiile de cele mai multe ori sunt dispersate. Astfel, un ERP este instrumentul care sprijina transpunerea tuturor informatiilor intr-un software unic, integrat. Acesta are la baza o platforma informatica unica in cadrul careia au loc gestionarea, automatizarea, monitorizarea si controlul acestor procese si activitati. Implementarea unor solutii Enterprise Resource Planning e posibila in orice companie. Aceste sisteme software se pot plia pe diferite tipuri de activitati: productie, distributie, servicii, constructii, retail sau e-commerce.

Softul se ocupa cu organizarea proceselor si activitatilor de business, ofera acces centralizat la datele companiei si stabileste o stransa legatura intre informatii cheie, utilizatori, departamente si alte sisteme software. Softul permite automatizarea unei game largi de operatiuni care determina eficientizarea fluxurilor de lucru.

Cand vorbim de un astfel de sistem software, datele reprezinta unitatea de masura principala, iar baza de date reprezinta depozitul central in care acestea sunt stocate si organizate. Legatura dintre baza de date si functionalitatile pe care le indeplineste sistemul este realizata prin intermediul aplicatiei. Aceasta este responsabila cu activitatile de culegere, validare, prelucrare, transfer sau export al datelor, operatiuni pe care le realizeaza prin intermediul interfetei.

Aplicatia ERP poate realiza culegerea datelor prin diferite metode:

• Introducerea de catre operatori: de la tastatura sau in mod direct – prin scanarea codurilor de bare, de exemplu
• Importul din alte baze de date sau sisteme
• Transferul cu ajutorul tehnologiei EDI (Electronic Data Interchange)

Sistemele de planificare a resurselor intreprinderii au devenit indispensabile pentru optimizarea operatiunilor si luarea deciziilor strategice in diverse industrii. Prin selectarea unui sistem ERP adaptat in functie de domeniul de activitate si particularitatile de business, companiile pot beneficia de functionalitati specifice care le vor ajuta sa eficientizeze procesele de afaceri si sa creasca productivitatea.

Procesul de selectie a unui astfel de sistem este definitor pentru succesul proiectului de implementare. Indiferent ca achizitioneaza pentru prima data un soft ERP sau isi doresc sa schimbe sistemul actual, companiile trebuie sa aiba in vedere o serie de criterii, printre care se afla si:

1. Capacitatea de adaptare a solutiei la specificul activitatii desfasurate de client. O solutie potrivita domeniului in care activeaza compania va avea integrate, pe langa functionalitati generale de management al afacerii, si o serie de bune practici si know-how, dobandite in urma implementarii la alte companii cu activitati similare.
2. Adaptarea soft-ului la contextul legislativ al tarii in care clientul isi desfasoara activitatea. In plus, extrem de importanta este si capacitatea de a se adapta rapid la eventualele modificari legislative, fara a provoca intreruperi in activitatea clientului.
3. Scalabilitatea, respectiv capacitatea sistemului software de a creste odata cu afacerea pe care o gestioneaza.
4. Calitatea serviciului de suport oferit de furnizor, extrem de necesar in diverse situatii ce pot aparea legate de functionarea sistemului, realizarea de customizari, upgrade-uri ale solutiei si nu numai.
5. Securitatea datelor, respective serviciile de backup si securitate a informatiilor, precum si accesul pe baza de roluri la datele aplicatiei software.
6. Capabilitatile avansate de raportare si analiza, care pot fi incluse in sistem sau obtinute prin integrarea ERP cu solutii de tip Business Intelligence. Acesta vor contribui semnificativ la imbunatatirea proceselor decizionale din cadrul companiei
7. Posibilitatea de integrare / extindere facila a soft-ului cu alte solutii, precum platforme e-commerce, solutii pentru automatizarea vanzarilor, managementul si planificarea productiei sau pentru optimizarea depozitelor .

Citeste si: Clasificare sisteme ERP – Selecteaza cele mai bune solutii ERP pentru gestionare resurse

CRM este acronimul pentru denumirea englezeasca a solutiei Customer Relationship Management, care inseamna managementul relatiilor cu clientii. Un sistem software CRM gestioneaza toate modurile prin care clientii interactioneaza cu un business. Functionalitatile CRM au vizat in prima faza departamentele de vanzari, insa pe parcurs ce au fost supuse dezvoltarilor, astfel de solutii au devenit capabile sa gestioneze si alte componente ale unui business (relatii cu clientii, marketing, service etc.).

Diferenta fundamentala este data de faptul ca sistemul ERP este destinat in general gestionarii datelor financiare si a departamentelor financiar-contabile, in timp ce CRM vizeaza datele despre clienti folosite de departamentele de vanzari si de servicii cu clientii. Solutiile CRM urmaresc in general majorarea profitului prin cresterea vanzarilor, acestea centralizand date din urmatoarele zone: marketing, vanzari, managementul contactelor si suport clienti.

Pe de alta parte, o solutie software ERP are in vedere planificarea si gestionarea cat mai eficienta a resurselor pentru a obtine scaderea cheltuielilor si a oferi control crescut asupra costurilor si proceselor de business. Cand vorbim despre sisteme sau solutii ERP, acestea sunt utilizate preponderent de catre departamentele de resurse umane, financiar & contabilitate, productie, achizitii, livrari.