Ce sunt dashboard-urile KPI pentru departamente?

Ce sunt dashboard-urile KPI pentru departamente si cum te ajuta sa iti tii afacerea sub control?

Dashboard-urile pentru monitorizarea KPI reprezinta o parte integranta a sistemului de management al performantei unei companii si, atunci cand sunt proiectate si dezvoltate corect, te ajuta sa obtii rezultate revolutionare.

Sistemele moderne de management al afacerilor permit crearea de dashboard-uri personalizate pentru fiecare departament, echipa sau angajat din companie, astfel incat toata lumea are acces la datele care conteaza cel mai mult. Cu ajutorul acestor sisteme se pot genera dashboard-uri de urmarire KPI atat pentru CEO-ul unui business, cat si pentru directorii de productie, managerii de proiect, echipa de vanzari sau de marketing etc.

Mai mult, solutiile software pentru managementul performantei sunt capabile sa reuneasca informatiile provenite din surse diferite (baza de date, alte sisteme din companie etc.) si sa le integreze intr-un depozit de date virtual, disponibil intregii organizatii, oferind utilizatorilor din fiecare departament o viziune personalizata, dar unitara, asupra performantei companiei. Folosite corect, dashboard-urile de monitorizare KPI pot deveni indispensabile pentru fiecare departament din companie, fiind rapide si usor de utilizat.

Dashboard KPI pentru directorul general

De obicei, dashboard-ul unui CEO ofera o imagine de ansamblu a performantei si profitabilitatii unei companii si este folosit pentru a urmari daca afacerea isi atinge obiectivele si unde se afla zonele cu probleme.

Indicatorii urmariti in dashboard-ul unui CEO pot include:

venitul lunar al companiei
venitul net
cashflow-ul
performanta departamentelor

evolutia veniturilor
obiectivele trimestriale
rentabilitatea investitiilor in afaceri
comparatia cu concurentii

Dashboard-ul unui director general este foarte asemanator cu cel al intregii companii deoarece ambele includ KPI care reflecta bunastarea afacerii si pot fi utilizate la intalnirile de conducere sau cu partenerii pentru o prezentare rapida a performantei business-ului.

Dashboard KPI pentru departamentul financiar – contabil

Dashboard-ul KPI pentru departamentul financiar este un instrument cheie ce poate ajuta un CFO sa asigure functionarea eficienta si sustinuta a departamentului. Cu ajutorul dashboard-ului, managerul financiar defineste mai usor strategia de imbunatatire a performantei companiei, urmareste alinierea si executarea strategiei, controleaza resursele financiare din firma si poate crea rapoarte si bugete complexe.

Cei mai importanti indicatori din cadrul unui dashboard pentru departamentul financiar-contabil sunt:

analize de cost si profitabilitate
analize de cost bazate pe activitate
bugete financiare
rapoarte financiare consolidate
reconcilieri intercompany
P&L

planificare si urmarire cash flow
previzionare
managementul creditului
simulare scenarii multiple
evaluare activitate de controlling
urmarire alocari pe centre de cost si profit etc.

Dashboard KPI pentru vanzari si marketing

Dashboard-ul pentru monitorizarea vanzarilor ofera o imagine completa a performantei vanzarilor companiei, inclusiv numarul de potentiali clienti, valoarea tranzactiilor sau ce agenti efectueaza cele mai bune vanzari. In plus, dashboard-ul vanzarilor ajuta la observarea momentului in care vanzarile incep sa incetineasca si permit responsabililor sa actioneze la timp prin crearea unei campanii de marketing sau motivarea vanzatorilor.

Dashboard-ul pentru vanzari include KPI precum:

target-uri, bugete si previziuni de vanzari
proiectii P&L pe magazine, lanturi si canale
analiza vanzarilor in functie de client, zona, canal etc.
analiza cross-sell
profitabilitate pe produs, canal, clienti
numar de noi clienti si clienti potentiali

rata de rentabilitate
valoare tranzactii noi
obiective privind veniturile
comparatie cu perioadele anterioare
performanta vanzatori etc.

Un dashboard de marketing bine definit ofera o imagine de ansamblu asupra performantei echipei de marketing si include, de obicei indicatori precum:

numarul de potentiali clienti
performanta brandului
monitorizarea loialitatii si a retentiei clientilor
analiza calitatii serviciilor
bugetele cheltuite pe diferite canale

performanta campaniilor de marketing
costul pe lead & costul pe client
rata de conversie a leadurilor la client
traficul pe site si multe altele

Dashboard KPI pentru logistica

Dashboard-ul pentru logistica ofera echipei o imagine de ansamblu asupra intregii activitati din departament. Astfel, directorul de logistica poate urmari si planifica fluxul de marfa, stocurile, achizitiile, resursele, activitatea de transport si a flotei proprii. De asemenea, dashboard-ul de urmarire KPI pentru logistica ajuta managerul departamentului sa monitorizeze si sa optimizeze cu usurinta activitatea intregii echipe, precum si sa previzioneze nevoile de resurse si sa realizeze simulari de business cu ajutorul analizelor de tip what-if si what-for.

Dashboard-ul pentru logistica include KPI precum:

analiza produselor
stocuri si necesar de materiale
viteza de rotatie a stocurilor
situatia livrarilor si a transporturilor
costuri de transport

diferente de inventar
produse deteriorate
timp de descarcare
acuratetea datelor la nivel de comanda
planificarea achizitiilor etc.

Dashboard KPI pentru productie

Un dashboard modern de monitorizare a performantei ofera managerului de productie posibilitatea de a coordona intregul proces in vederea realizarii productiei planificate, in conformitate cu obiectivele si standardele de calitate ale companiei. Dashboard-ul de productie sprijina organizarea generala a activitatilor si planificarea necesarului de resurse si ajuta managerul de departament sa verifice, sa controleze si sa optimizeze costurile cu productia.

Cei mai importanti indicatori intalniti de obicei in dashboard-urile pentru productie sunt:

productie realizata versus productie planificata
eficienta utilaje (OEE)
eficienta personal (OLE)
analiza aprovizionare si furnizori
capacitate de stocare
cantitate materii prime si materiale

rata de pierdere a materialelor
productivitate comenzi pe o perioada definita
ore de stagnare pe luna
rata de rebut si motive privind rebutul
motive stationari productie
raport privind calitatea produselor etc.

Dashboard KPI pentru managerii de proiect

Dashboard-ul project managerului reflecta performanta persoanelor care lucreaza la acelasi proiect si ofera o imagine de ansamblu rapida a modului in care se desfasoara acesta. Este un instrument extrem de folositor pentru a tine la curent pe toata lumea cu cele mai recente realizari si obiective ale proiectului. Totodata, managerii de proiect isi pot folosi dashboard-ul pentru a observa problemele in atingerea obiectivelor si a monitoriza bugetul proiectului in timp real.

De obicei, dashboard-ul de proiect cuprinde indicatori precum:

bugetul planificat
timpul petrecut pentru sarcini specifice,
ROI-ul proiectelor si sarcinilor

performanta membrilor echipei
activitatile realizate
timpul ramas pana la sfarsitul proiectului etc.