Cum sa alegi o solutie integrata de tip WMS?
In economia extrem de competitiva de astazi, capacitatea de a raspunde productiv si rapid la cerintele in continua schimbare ale clientilor reprezinta un avantaj concurential important. In acelasi timp, managementul eficient al operatiunilor de depozitare si distributie este esential pentru succesul continuu al business-ului.
De aceea, decizia de a alege un modul ERP sau un sistem independent pentru managementul depozitului nu este simpla, iar importanta strategica a procesului de selectie nu poate fi minimizata. Analiza initiala pentru a determina solutia WMS potrivita trebuie sa ia in calcul depasirile de buget, eventuale nemultumiri ale clientilor, costurile de integrare, dar si riscul pierderii avantajului competitiv.
Cu atat de multe criterii de considerat pentru a lua decizia corecta pentru afacerea ta, este important sa fii informat despre ceea ce inseamna cu adevarat alegerea si implementarea unui WMS potrivit.
In continuare vom examina diversele criterii necesare pentru a determina cea mai potrivita solutie pentru afacerea ta. Astfel, o analiza temeinica a unui sistem ar trebui sa cuprinda urmatoarele aspecte:
Inainte de a lua o decizie in privinta unui software de gestiune a depozitului, este imperativ sa se ia in calcul strategia de afaceri, cultura organizationala, cerintele operationale si scopul in care sistemul WMS este destinat sa functioneze. Acest lucru ar putea parea evident, dar atunci cand vine vorba de automatizari operationale, strategia de afaceri este adesea tratata superficial.
Totodata, succesul unei astfel de solutii trebuie sa fie masurat prin capacitatea acesteia de a aduce valoare adaugata afacerii. Datorita aplicabilitatii sporite a unui sistem WMS, acesta influenteaza mai multe departamente din cadrul unei companii, iar decizia achizitiei trebuie sa le implice direct.
Succesul unei solutii de tip WMS este masurat si prin capacitatea de a maximiza rezultatele unei afaceri. De aceea, este important sa se compare beneficiile rezultate in raport cu costurile necesare pentru a le obtine. Chiar daca un modul de gestiune a depozitului din ERP este aparent mai putin costisitor, ar putea sa nu genereze aceleasi rezultate ca un WMS de ultima generatie, fie pentru ca ii lipsesc functionalitati, fie pentru ca furnizorul nu are capacitatea sau experienta necesara sa livreze acele functionalitati necesare prin customizarea aplicatiei.
Deseori, cele mai multe organizatii aleg sa achizitioneze modulul de gestiune a depozitului oferit de ERP deoarece este inclus intr-un pachet de licentiere si presupune o investitie redusa. In astfel de cazuri, companiile se concentreaza doar pe controlul costurilor initiale de achizitie a solutiei si trec cu vederea necesitatea cheltuielilor totale de implementare. Costurile suplimentare ce trebuie luate in considerare sunt reprezentate de complexitatea implementarii, a aptitudinilor si a timpului necesar pentru a finaliza proiectul; potrivirea functionala a solutiei si a capacitatii sale de a indeplini cerintele operationale, fara timp si costuri suplimentare pentru a modifica produsul; precum si costurile de formare si training a utilizatorilor finali.
In acelasi timp, scopul unui ERP in sine este gestiunea globala a unei companii si cuprinde extensii pentru toate departamentele acesteia, insa aceste module nu pot fi configurate in functie de nevoile complexe ale unui depozit mediu sau mare. Pe de alta parte, un sistem WMS dedicat poate sa acopere in mod standard toate cerintele de business si poate fi personalizat doar prin configurare intr-o perioada de maxim 2-3 luni.
Functionalitatea este o componenta esentiala a unei implementari de succes, iar solutia WMS pe care o alegi trebuie sa indeplineasca sau sa depaseasca cerintele prevazute in strategia de afaceri. In plus, intr-un mediu dinamic, capacitatea de a adapta solutia rapid si eficient la cerintele pietei, precum si accesul la upgrade-uri sunt extrem de importante. De aceea trebuie sa te asiguri ca poti profita din plin de cele mai recente functionalitati, dar si imbunatatiri ale unei solutii, fara costuri excesive si resurse de timp considerabile.
In cazul in care lipsesc anumite functionalitati din WMS, atunci indicatorii de performanta nu pot fi masurati in mod realist. De asemenea, in cazul unui volum excesiv de munca, solutia WMS trebuie sa permita optimizarile si configurarile necesare pentru ca fluxul de lucru sa se imbunatateasca, dar si sa mentina cheltuielile cu personalul la un nivel rezonabil. Prin urmare, functionalitatea este cheia pentru a obtine rezultatele stabilite in strategia de afaceri si ulterior pentru succesul implementarii.
Cele mai multe module ERP de gestiune a depozitului dezvolta o functionalitate orientata spre tranzactie, tipica unui sistem ERP, ceea ce creeaza limitari in operatiunile de depozitare complexe, in special in cazul in care alocarea task-urilor in timp real si managementul activitatilor sunt o necesitate. Pe de alta parte, un WMS dedicat tine evidenta fiecarui produs din depozit cu exactitate, inclusiv a celor pentru care s-a facut receptia, dar nu s-a facut depozitarea efectiva. Totodata, un WMS dedicat recunoaste mai multe statusuri ale produselor si zonele in care acestea se regasesc, avand optiunea de a defini mai multe fluxuri pentru diferite situatii intalnite.
Alegerea unui sistem WMS este o decizie critica pentru succesul afacerii tale si din acest motiv este important sa regasesti un partener de incredere in furnizorul solutiei, nu un simplu vanzator preocupat sa faca o vanzare in plus. Motivul este simplu: 40% dintre implementarile de sisteme intampina anumite erori, iar cel mai bun mod de a evita acest lucru este prin stabilirea unui parteneriat de incredere cu furnizorul solutiei, astfel incat toate potentialele probleme sa fie exprimate la momentul potrivit si rezolvate inainte ca operatiunile si, prin urmare, relatiile cu clientii si avantajul competitiv sa fie puse in pericol. Pe masura ce cerintele clientilor tai se schimba in timp, este important pentru tine ca furnizorul sa reactioneze rapid, sa asigure suport si asistenta pentru modificarile solicitate.
Multe operatiuni de depozitare, in special cele cu volum mare de marfa sau cerinte specifice de ambalare si transport, includ echipamente automate sofisticate de manipulare a materialelor precum: benzi transportoare, sortatoare, sisteme de preluare A-frame, sisteme pick-to-light, etc. Cei mai multi furnizori de solutii WMS au o experienta vasta in integrarea solutiilor lor cu aceste dispozitive, in timp ce in cazul unui modul de gestiune stocuri dintr-un ERP, acest nivel de complexitate este de obicei tratat de solutii terte.
O indicatie despre maturitatea si arhitectura produsului este data de modul in care aplicatia sustine vizibilitatea lantului de aprovizionare. Aceasta include capacitatea solutiei de a gestiona informatiile interne sau ale clientilor tai cu privire la statusul si localizarea tuturor tranzactiilor, in orice moment.
Aceasta capacitate nu este doar o noua caracteristica utilizata pentru a vinde mai usor solutia WMS la client. Acoperirea geografica mare a lanturilor de aprovizionare din cadrul multor companii determina necesitatea de a avea control absolut asupra comenzilor, transporturilor si stocurilor. Orice furnizor – ERP sau WMS dedicat – care nu asigura vizibilitate in timp real asupra lantului logistic al companiei poate afecta in mod negativ satisfactia clientilor acesteia si capacitatea ei de a-si diferentia oferta de competitie.
Implementarea unui modul ERP de gestionare a depozitului nu este neaparat mai putin costisitoare decat implementarea unui sistem WMS dedicat. Punerea in aplicare a oricaruia dintre cele doua sisteme depinde de suportul si capabilitatile implementatorilor. De asemenea, este esentiala dezvoltarea unui plan care include configurare, implementare hardware, dezvoltarea modificarilor (daca este necesar), testare, suport de conversie si training on-site. Dezvoltarea si executarea acestui plan necesita un manager cu experienta si sprijinul top managementului.
Un considerent cheie pentru procesul de implementare este daca furnizorul solutiei de gestionare a depozitului are o echipa de suport disponibila pentru a asista la punerea in aplicare a sistemului si daca aceasta echipa are cunostintele necesare despre sistem, dar si despre industria in care activeaza afacerea ta. Â Suportul continuu asigura capacitatea de a efectua back-up oricand, implementeaza modificarile in functie de necesitati si gestioneaza procesul de schimbare – fie ca este vorba de cod, suport pentru aplicatii sau modificari de configuratie.
Diferite departamente din cadrul companiei se vor concentra pe elemente distincte din subiectele listate mai sus. De exemplu, un director IT sau un specialist in operatiuni vor fi preocupati, in primul rand, de implementare si suport. Cu toate acestea, maximizarea rezultatelor este componenta cea mai importanta, aceasta fiind cea care satisface strategia de afaceri, iar toate celelalte elemente trebuie analizate tinand cont de aceasta perspectiva.
In cazul in care clientii nu obtin ceea ce-si doresc, atunci cand doresc, cum isi doresc, pentru un pret pe care sunt dispusi sa-l plateasca, acesta este lucrul pe care si-l vor aminti mai intai despre afacerea ta. De aceea, maximizarea rezultatelor afacerii este principalul obiectiv pe care trebuie sa-l urmaresti atunci cand alegi si implementezi un sistem de management al depozitelor. Iar acest obiectiv nu se poate atinge daca solutia aleasa nu are functionalitatile si capabilitatile necesare business-ului tau actual si viitor.
