Portal self service pentru angajati. Ce inseamna si care sunt beneficiile unui self service portal pentru angajati?

acum 1 an

Ce inseamna portal angajati?
Ce este si ce poate face un self service portal?
Cui se adreseaza self service portal?
Tipuri de portaluri pentru angajati
Functionalitati ale unui portal self service
Beneficiile implementarii unui portal pentru angajati
Sincron HR – solutie software completa si configurabila pentru managementul resurselor umane

In era digitala, departamentul de resurse umane nu mai are un simplu rol administrativ. Specialistii in HR sunt permanent preocupati sa creeze experiente pentru angajati si sa implementeze solutii inovative cu ajutorul carora sa creasca satisfactia la locul de munca si sa imbunatateasca, simultan, rata de retentie a talentelor.

De cealalta parte, noile generatii de angajati isi doresc mai multa independenta la locul de munca, precum si o relatie mai eficienta si transparenta cu managerii si departamentul de resurse umane. Astfel, capacitatea angajatilor de a se ocupa independent de sarcinile administrative legate de resursa umana, fara a fi necesara asistenta departamentului de HR, a devenit o necesitate strategica pentru companiile care doresc sa ramana competitive si sa ofere un mediu de lucru eficient si flexibil, dar si o componenta cheie a sistemului software pentru gestionarea fortei de munca.

In acest sens, un soft self service pentru angajati aduce multiple beneficii pentru toate partile implicate, de la reducerea sau simplificarea unor procese administrative pentru departamentul de resurse umane, pana la imbunatatirea eficientei proceselor si cresterea satisfactiei angajatilor si a gradului de autonomie a acestora.

Ce inseamna portal angajati? Ce poate face, cui se adreseaza un self service portal, dar si ce beneficii aduce implementarea unui astfel de soft? – sunt doar cateva aspecte abordate in acest articol.

Ce este si ce poate face un self service portal

Ce inseamna portal angajati?

Un portal pentru angajati este o platforma online care le permite angajatilor sa acceseze si sa gestioneze diferite resurse si informatii legate de angajarea lor in companie, fara a fi nevoie de interventia departamentului de resurse umane.

Portal pentru angajati

Acest portal este conceput pentru a facilita comunicarea si colaborarea intre angajati si departamentele companiei pe subiecte administrative, precum si pentru a le oferi acestora vizibilitate si control la o serie de servicii si facilitati utile. Totodata, un portal pentru angajati poate fi un instrument util pentru eficientizarea gestionarii relatiilor cu resursele umane si pentru imbunatatirea experientei angajatilor.

Ce este si ce poate face un self service portal?

Un portal self service se refera la o functie oferita de solutiile moderne pentru managementul resurselor umane, care le permite utilizatorilor sa isi acceseze propriile documente si date prin intermediul unei platforme online.

Portalul self service automatizeaza procesele administrative si le permite angajatilor sa detina un control mai mare asupra datelor si informatiilor personale si profesionale. Astfel, pe baza unui cont creat pentru fiecare salariat, angajatii isi pot vizualiza si actualiza direct documentele personale, precum si informatiile de interes, fara a mai fi necesara asistenta departamentului de resurse umane.

Platforma de self service

Prin intermediul platformei de self service, angajatii isi pot urmari obiectivele, evaluarile, programele de formare, aprobarile, concediile, fluturasii de salariu si orice alte documente administrative de HR care ii privesc in mod personal.

Aceasta aplicatie online a fost conceputa pentru a imbunatati comunicarea, colaborarea si productivitatea in cadrul unei companii si, totodata, reprezinta un instrument care pune controlul in mainile angajatilor, oferindu-le un grad ridicat de autonomie in relatia cu organizatia pentru care lucreaza.

Cui se adreseaza self service portal?

Un portal HR se adreseaza in primul rand angajatilor din cadrul unei companii, oferindu-le acces centralizat la informatii si resurse legate de angajare. Prin intermediul portalului, acestia pot vizualiza documente importante, cum ar fi contractele lor de munca, politica companiei, manualele de proceduri si alte resurse relevante pentru indeplinirea sarcinilor si dezvoltarea profesionala.

In acelasi timp, portalul self service se adreseaza si departamentului de resurse umane, facilitand gestionarea datelor si documentelor pentru intregul personal al organizatiei. Portalul HR include functionalitati pentru gestionarea concediilor, actualizarea datelor personale, inregistrarea orelor lucrate si alte sarcini administrative esentiale pentru departamentul HR.

Pe langa angajati si departamentul de resurse umane, portalul poate fi util si altor departamente din companie, precum cel financiar, care pot vizualiza date importante pentru activitatile lor.

Citeste si: Payroll ce inseamna? Activitatea de HR payroll, la granita dintre departamentul de HR si cel financiar-contabil

Tipuri de portaluri pentru angajati

Portalul pentru angajati poate fi parte integrata a unui software multifunctional de resurse umane sau se poate concentra doar pe un domeniu specific al sarcinilor de resurse umane. In functie de obiective, caracteristici si functionalitati, se pot distinge mai multe tipuri de portal self service angajati, cum ar fi:

Portal self service destinat transferului de cunostinte si formarii angajatilor

Un portal self service destinat transferului de cunostinte si formarii angajatilor reprezinta o resursa fundamentala pentru orice companie, facilitand dezvoltarea continua a personalului. Acest instrument ofera angajatilor acces la resursele si informatiile necesare pentru a-si dezvolta abilitatile si competentele, fara a fi nevoie de interventia constanta a departamentului de resurse umane.

Prin intermediul portalului self service, angajatii pot vizualiza materiale de invatare, tutoriale, documentatii si pot participa chiar si la cursuri online. Astfel, acestia pot sa se integreze mai repede, sa accelereze recalificarea si perfectionarea si sa mentina un nivel ridicat de profesionalism in cadrul organizatiei. De asemenea, portalul permite si interactiunea intre angajati, facilitand schimbul de cunostinte si colaborarea in cadrul echipei. In acest mod, portalul self service poate contribui la construirea unei forte de munca mai bine pregatite si mai adaptabile, care este esentiala intr-un mediu de afaceri in continua schimbare.

Portal HR destinat comunicarii si colaborarii interne

Un portal HR destinat comunicarii si colaborarii intre angajati, faciliteaza interactiunea si schimbul de informatii intre membri unei organizatii intr-un mod eficient si accesibil. Prin intermediul acestui program, angajatii vizualizeaza si descarca resursele companiei, comunica si colaboreaza in timp real, contribuind astfel la cresterea productivitatii si la dezvoltarea unei culturi organizationale solide.

Un alt aspect important al acestui portal este posibilitatea de a controla informatii personale legate de programul de munca, pontaj, beneficii si resurse umane, reducand astfel necesitatea interactiunilor cu departamentele administrative si eliberand timpul pentru activitati mai valoroase. De asemenea, angajatii pot utiliza platforma pentru a gasi documente importante, politicile companiei si alte resurse care ii ajuta sa isi indeplineasca responsabilitatile cu succes.

In acelasi timp, acestia pot trimite mesaje, pot colabora la proiecte, pot partaja documente si pot programa intalniri sau evenimente, fara a fi nevoie sa foloseasca alte aplicatii externe. Prin urmare, un portal de resurse umane destinat comunicarii interne, poate reduce confuzia si fragmentarea informatiilor, contribuind la o colaborare mai eficienta intre departamente si echipe.

Self service portal destinat sarcinilor administrative

Pentru departamentul de resurse umane si finante al companiei, portalul self service aduce o serie de beneficii semnificative. Printre acestea, se numara si automatizarea proceselor de gestionare a salarizarii, functionalitate care contribuie la reducerea erorilor umane si la scurtarea timpului necesar pentru prelucrarea datelor. De asemenea, programul ajuta la mentinerea unui dosar electronic explicit pentru fiecare angajat, ceea ce faciliteaza conformarea la legislatia in vigoare.

HR portal pentru gestionarea si programarea volumului de munca

Departamentul de resurse umane poate crea planuri de lucru, monitoriza orele de munca ale angajatilor si asigura o distribuire echitabila a sarcinilor. Cu ajutorul unui portal self service se pot preveni suprasolicitarile sau subutilizarile resursei umane, contribuind la o eficienta sporita si o gestionare mai buna a taskurilor.

Angajatii pot actualiza propriile programari, pot solicita schimbari de orar sau pot raporta absentele intr-un mod usor. Acest nivel de transparenta duce atat la cresterea gradului de responsabilizare a angajatilor, cat si la o mai buna intelegere intre salariati si angajatori.

Portal self service pentru gestionarea tuturor interactiunilor cu angajatii

Acesta este cel mai complet tip de portal pentru angajati, care poate include toate caracteristicile mentionate anterior si chiar mai multe, putand fi adaptat la nevoile specifice ale companiei. Programul ofera un mediu centralizat si accesibil 24/7, in care angajatii si departamentele de resurse umane pot interactiona si gestiona diverse aspecte legate de munca si dezvoltarea profesionala.

Un portal self service pentru gestionarea tuturor interactiunilor cu angajatii reprezinta o investitie valoroasa pentru companii, contribuind la eficientizarea proceselor administrative, imbunatatirea comunicarii precum si la dezvoltarea personala si profesionala a angajatilor. In plus, aceasta reprezinta o solutie esentiala pentru companiile moderne care doresc sa-si optimizeze resursele si sa creeze un mediu de lucru mai productiv.

Functionalitati ale unui sistem software portal self service

Citeste si: Tendinte in HR pentru anul 2024

Functionalitati ale unui portal self service

Managementul securizat al datelor

Un portal self service modern reprezinta un instrument esential pentru managementul securizat al datelor angajatilor. Sistemul asigura protectia si confidentialitatea informatiilor personale si profesionale ale salariatilor, accesul in platforma HR facandu-se pe baza de utilizator si parola pentru fiecare angajat in parte.

Gestionarea si partajarea documentelor

Prin intermediul unui portal self service, angajatii pot crea, edita, descarca si distribui documente de orice tip, cum ar fi facturi, contracte, rapoarte sau prezentari. Portalul HR permite controlul accesului la documente, urmarirea istoricului modificarilor si transmiterea de notificari despre orice actualizare.

Acces la informatii personale

Utilizarea unui astfel de portal HR le permite membrilor companiei sa gestioneze informatiile personale pe cont propriu, sa vizualizeze documente, sa genereze adeverinte, dar si sa trimita rapid diverse solicitari.

Administrarea pontajului

Angajatii pot actualiza oricand informatii despre pontajul lor, pot solicita modificari ale programului si pot controla rapoarte si statistici despre activitatea lor. Platforma HR reduce astfel sarcina administrativa a departamentului de resurse umane si creste gradul de satisfactie a personalului.

Gestionarea cererilor de concediu

Un portal self service optimizeaza interactiunea dintre manageri si membrii echipelor lor. Spre exemplu, angajatii pot initia cereri de concediu direct din portalul angajatului, iar managerii le pot aproba sau respinge foarte usor. Acestia primesc o notificare prin e-mail cu privire la solicitarile angajatilor, iar mai departe pot efectua actiunea pe care o doresc intr-un mod intuitiv.

Acces la organigrama companiei

Portalul self service le permite utilizatorilor sa vizualizeze structura organizationala, rolurile si responsabilitatile fiecarui angajat, precum si datele de contact ale acestora. Accesul la organigrama prin portal self service poate facilita procesele de gestionare a resurselor umane, iar managerii pot avea o imagine de ansamblu asupra echipelor lor si pot lua decizii informate cu privire la dezvoltarea carierei angajatilor. Acest lucru poate conduce la cresterea performantei organizationale si la o administrare mai eficienta a fortei de munca.

Acces la documente si resurse

Un portal HR ofera o platforma centralizata si intuitiva pentru angajati, permitandu-le sa controleze rapid si usor informatii si documente de care au nevoie. Acestia pot cauta, vizualiza si descarca fisiere fara a mai fi nevoie sa solicite asistenta. Acest lucru nu numai ca economiseste timp si resurse, dar si sporeste satisfactia utilizatorilor.

Verificarea informatiilor financiare

Angajatii au acces la informatiile lor financiare in timp real, ceea ce inseamna ca pot verifica salariile, bonusurile, deducerile fiscale si alte informatii importante oricand doresc. Aceasta transparenta contribuie la cresterea increderii si a satisfactiei personalului, deoarece acestia pot verifica si valida rapid corectitudinea datelor financiare. De asemenea, este mai eficient si mai convenabil pentru departamentele de resurse umane si finante sa centralizeze datele financiare intr-un singur loc, toate informatiile de interes fiind la indemana tuturor angajatilor.

Comunicare interna

Prin intermediul portalului, angajatii pot comunica intre ei, dar si cu managerii / conducerea companiei, pot primi feedback, pot participa la sondaje si chestionare, pot vizualiza programe de formare si dezvoltare si nu numai. Un portal HR contribuie la crearea unei culturi organizationale puternice, la cresterea satisfactiei si loialitatii angajatilor, precum si la imbunatatirea performantei si productivitatii acestora.

Conectare la retelele sociale si evenimente ale companiei

Prin conectarea la retelele sociale si evenimentele companiei, utilizatorii au posibilitatea de a gestiona informatii legate de companie, precum si de a se conecta la evenimentele si noutatile acesteia intr-un mod eficient si personalizat. De asemenea, angajatii pot sa-si conecteze conturile de retele sociale cu cele profesionale, distribuind cu usurinta informatii despre evenimentele si realizarile companiei.

Citeste si: KPI ce inseamna? Ce este un KPI dashboard si cum masoara indicatorii de performanta?

Beneficiile implementarii unui portal pentru angajati

Imbunatatirea procesului de integrare: Un self service portal poate contribui la simplificarea si imbunatatirea procesului de integrare a noilor angajati. Oferind acces online la materiale de instruire, la politicile companiei si la alte resurse importante, noii angajati se pot familiariza rapid si pot sa-si desfasoare cu mult mai bine activitatea.

Transparenta sporita: Prin intermediul acestui portal HR, angajatii au control la informatii esentiale legate de companie, resurse umane si procesele interne, ceea ce conduce la o mai mare transparenta in toate aspectele legate de procesul privind angajarea si dezvoltarea profesionala.

O mai buna gestionare a datelor: Toate informatiile despre angajati, de la date personale la istoricul profesional, sunt stocate intr-o baza de date sigura si accesibila doar personalului autorizat. Astfel, este eliminat riscul pierderii sau deteriorarii documentelor fizice si este redus timpul necesar pentru cautarea si actualizarea informatiilor. De asemenea, prin furnizarea unei platforme centralizate pentru stocarea si gestionarea datelor, companiile se pot asigura ca informatiile sunt corecte si actualizate.

Acces usor la informatii: Un soft HR ofera vizibilitate asupra informatiilor de oriunde si gestioneaza rapid si sigur un volum foarte mare de date, avand, totodata, o interfata prietenoasa si usor de utilizat.

Comunicare imbunatatita: Cu ajutorul unui sistem software HR, comunicarea in interiorul organizatiei este mult imbunatatita, angajatii pot discuta direct cu echipa de management prin mesageria instant de pe platforma. Mai ales in modul de munca hibrid, integrarea noilor angajati se face mult mai usor, acestia avand acces in primul rand la comunicare directa cu colegii si managerii lor.

Automatizarea proceselor si reducerea costurilor: Programul scade semnificativ cheltuielile legate de imprimarea si distribuirea hartiilor, precum si costurile administrative asociate cu gestionarea manuala a documentelor de personal. De asemenea, poate contribui la optimizarea proceselor de recrutare si selectie, reducand astfel costurile legate de angajarea si pregatirea noilor membri ai echipei.

O mai buna experienta a angajatilor: Portalurile de self service le ofera angajatilor acces direct la informatii personale si profesionale, obiective, oportunitati de formare si avansare si nu numai, ceea ce le permite sa fie la conducerea propriului parcurs profesional si a performantelor lor. Cu cat angajatii au mai mult control, cu atat mai putin timp petrec pentru a cauta informatii sau pentru a pune intrebari la resurse umane. Acest lucru sporeste satisfactia la locul de munca si imbunatateste nivelul general al experientei angajatilor in intreaga companie.

Sincron HR – solutie software completa si configurabila pentru managementul resurselor umane

Un exemplu de soft performant pentru managementul resurselor umane este Sincron HR. Sistemul furnizat de Senior Software, automatizeaza cele mai multe activitati de resurse umane, salvand timp si economisind bani.

Cu o interfata prietenoasa, softul HR in cloud permite gestionarea proceselor de recrutare, salarizare, pontaj, training si raportare, intr-o singura aplicatie. Platforma HR software este customizabila, scalabila si ofera toate instrumentele necesare pentru ca fiecare angajat sa contribuie la succesul organizatiei, punandu-i in valoare pe acestia de oriunde s-ar afla.

Sincron HR solutie software completa si configurabila pentru managementul resurselor umane

Prin modulul de Employee Self Service (Self Service Angajati), sistemul le permite angajatilor sa acceseze si sa gestioneze diverse aspecte ale angajarii lor in cadrul companiei, fara a fi nevoie de implicarea departamentului de resurse umane sau a altor persoane responsabile. Datorita automatizarii proceselor administrative, softul le permite angajatilor sa detina un control mai mare asupra datelor si informatiilor personale si profesionale.

De ce sa alegi Sincron HR Software?

Acces rapid la date actualizate si complete despre angajati

Angajatii au acces la functionalitati de tip self service din toate ariile de HR

O singura sursa pentru toate datele si documentele angajatilor

Creeaza o linie directa de comunicare intre angajati si management

Preocupare permanenta pentru imbunatatirea experientei utilizatorilor

Flux de date automatizat intre departamentul de HR si organizatie, pe subiecte administrative

Afla mai multe detalii despre solutia pentru Managementul Resurselor Umane de la Senior Software!

Solicita o demonstratie personalizata!