Warehouse KPIs – discover the 15 warehouse KPIs you should monitor
- 1. Storage cost
- 2. Inventory turnover
- 3. Inventory-to-sales ratio
- 4. Inventory accuracy
- 5. Out of stock
- 6. Products out of stock on request
- 7. Order lead time
- 8. Perfect order rate
- 9. Order picking accuracy
- 10. Average picking time per order line / order
- 11. Order rate without stock / with stock at supplier
- 12. Return rate
- 13. Reception efficiency rate
- 14. Receiving cycle time
- 15. Monthly employee productivity
Identifying and measuring the most important warehouse KPIs creates the foundation for optimizing processes within a logistics center, enabling warehouse managers to take the right corrective actions to increase productivity and improve resource utilization.
Discover the 15 most important warehouse KPIs every manager should track for optimal logistics space management:
1. Storage Cost (Carrying Cost of Inventory)
Storage cost represents the total expenses incurred by a company for storing goods from the moment they are received until they are shipped to customers. These costs can be fixed or variable and typically include warehouse space, utilities, labor, and costs related to expired or damaged goods.
The cost of storing goods is an indicator often expressed as a percentage of a company’s total inventory. Logistics best practices state that the ideal value of storage costs is between 20% and 30%, although this may vary depending on the nature of the stored goods or the size of the business.
Calculation formula: Storage Cost (%) = Total storage costs ÷ Total inventory value × 100
WMS for measuring storage cost
A high-performance WMS software system is capable of providing the information needed to measure this type of KPI, regardless of the nature of the goods. It is important that the configured workflows in the system are well defined and accurately reflect the actual warehouse processes. Therefore, the WMS warehouse management system can provide information such as:
- Storage days per pallet / box / square meter (configurable)
- Number of inbound operations (received units, received pallets, additional operations – product labeling, etc.)
- Number of outbound operations (delivered pallets, handled units, additional operations – wrapping, etc.)
- Counting of VAS-type operations (Value Added Services), performed outside standard workflows (repackaging, labeling, wrapping, on-demand inventory counts, etc.)
Reorganizing the warehouse and optimizing warehouse workflows represent an effective way to reduce storage costs. A better arrangement of goods in the warehouse will facilitate their rapid identification, as well as reduce the number of activities an operator has to perform.
2. Inventory Turnover
Inventory turnover is the indicator that shows how many times a company replenishes its inventory over a certain period of time as a result of sales. Calculating the specific inventory turnover rate makes it possible to assess purchasing performance and product demand. Well-managed inventory levels indicate that a company’s sales are at an optimal level, costs are under control, and overall operations are synchronized.
The KPI related to inventory turnover measures how many times per year distribution goes through the entire inventory. By comparing this rate with industry averages, companies can gain a clear picture of warehouse performance. As a parameter, inventory turnover should be used in correlation with lead time / order delivery time (described in point 7) in order to optimize inventory levels.
Calculation formula: Inventory turnover = Cost of goods sold ÷ Average inventory
WMS for measuring inventory turnover rate
The WMS solution allows received products to be allocated to storage locations based on the turnover rate of each product type or according to standard inventory management rules (FIFO / FEFO / CMP).
3. Inventory-to-Sales Ratio
The inventory-to-sales ratio helps companies identify cash flow issues early and take action when inventory levels tend to increase while sales begin to decline.
In addition, monitoring the KPI related to the inventory-to-sales ratio can prevent order delays by highlighting sales flow trends and the potential for increased purchasing during certain periods of the year.
Calculation formula: Inventory-to-sales ratio = Ending inventory balance for the month ÷ Sales for the same month
WMS for tracking the inventory-to-sales ratio
A WMS system helps assess the inventory-to-sales ratio by providing real-time data on inventory levels, movements, and transactions. This data can be used to generate analyses and dashboards that display the inventory-to-sales ratio for different goods, categories, locations, or time periods. The data can also be used to track trends and inventory turnover patterns and to identify the factors influencing them, such as seasonality, changes in demand, or supply chain issues.
By measuring the inventory-to-sales ratio, valuable insights can be obtained regarding the performance and efficiency of the warehouse, enabling informed decisions to optimize inventory. Moreover, inventory levels can be adjusted to match sales volume, thus avoiding overstocking or understocking and improving service quality while increasing customer satisfaction.
4. Inventory Accuracy
The physical inventory should match the company’s recorded inventory, but there is often a difference between the two, especially in large and very large warehouses. Such inventory inaccuracy can lead to unexpected orders, dissatisfied customers, and ultimately higher costs.
The inventory accuracy rate can be improved by performing regular checks in the database and using cycle counting as a method of continuously validating information.
Calculation formula: Inventory accuracy rate = (Inventory shown in the database ÷ Physical inventory) x 100
WMS for improving inventory accuracy
5. Inventory Shrinkage
Stocul lipsa reprezinta un KPI utilizat pentru a monitoriza pierderile cauzate de furt, daune, erori, articole pierdute, invechire sau frauda a furnizorilor. Lipsa de stoc se calculeaza prin compararea stocului inregistrat fata de stocul fizic real, pentru a identifica eventualele discrepante.
Un volum mare al stocurilor lipsa poate avea un impact negativ asupra profitului companiei, astfel incat este foarte important ca managerii de depozit sa investigheze, in detaliu, fiecare caz de pierdere, pentru a ajunge la sursa problemei.
Formula de calcul: Stocul lipsa = Stocul inregistrat – Stocul fizic
WMS pentru eliminarea situatiilor cu stoc lipsa
Sistemul WMS ofera vizibilitate in timp real asupra stocurilor si locatiei acestora, reducand astfel riscul de ratacire sau pierdere a articolelor. Un alt mod in care un WMS poate contribui la prevenirea pierderilor de stoc este prin optimizarea amenajarii depozitului si a proceselor. Solutia WMS poate utiliza algoritmi si analize pentru a determina cea mai buna modalitate de a depozita, colecta, ambala si expedia articolele, iar acest lucru ajuta la imbunatatirea eficientei si acuratetei operatiunilor de depozitare si reduce, totodata, sansele de manipulare gresita.
Mai mult, WMS software imbunatateste securitatea si pot fi atribuite roluri si permisiuni diferitilor utilizatori, cu posibilitatea de a urmari activitatile si performantele acestora. Acest lucru ajuta la descurajarea sau detectarea oricaror actiuni frauduloase sau neautorizate ale angajatilor sau furnizorilor si la impunerea respectarii politicilor si procedurilor de depozitare.
6. Produse lipsa din stoc la cerere (Out Of Stock sau OOS)
Out of Stock (OOS) reprezinta un indicator extrem de important pentru imaginea companiei. Astfel de masuratori evidentiaza capacitatea sau incapacitatea companiei de a raspunde la cererile clientilor, fapt pentru care este extrem de importanta mentinerea unui procent scazut pentru acest indicator.
In stransa legatura cu produsele care nu sunt in stoc la cerere este indicatorul Gradul de onorare a comenzilor de client. Atunci cand produsele lipsesc din depozit in momentul in care clientul plaseaza o comanda, iar durata de aprovizionare se intinde pe mai multe zile, este posibil ca acesta sa renunte la comanda si astfel compania va pierde o oportunitate de vanzare, de aceea este important ca gradul de onorare a comenzilor sa fie cat mai ridicat.
Formula de calcul: Gradul de onorare a comenzilor = (Total comenzi – Comenzi neonorate din cauza lipsei de stoc) ÷ Total comenzi x 100
WMS pentru monitorizarea produselor cu cerere mare
Un sistem modern de management al depozitului va permite filtrarea rapida a tuturor articolelor care necesita atentie – de exemplu produsele care au inregistrat vanzari considerabile si care prezinta un potential mare de a genera, in continuare, vanzari. Astfel, exista posibilitatea de a reface rapid stocul, pentru a reduce semnificativ situatiile in care se pot pierde vanzari din cauza epuizarii stocului.
7. Timpul de livrare a comenzilor (Lead Time)
Durata de livrare a comenzii, cunoscuta, frecvent, drept „timp de livrare”, se refera la durata de timp necesara pentru ca un client sa primeasca o comanda, din momentul in care aceasta a fost plasata. Timpul de livrare a comenzii are un efect direct atat asupra satisfactiei clientilor – cu cat timpul de livrare a comenzii este mai scurt, cu atat clientul este mai multumit, cat si asupra cantitatii de marfa pe care un depozit trebuie sa o stocheze in orice moment.
Un timp indelungat de livrare duce la nemultumirea clientilor si poate forta o companie sa se bazeze foarte mult pe capabilitatile de previzionare a cererii pentru a prelua comenzi, fapt pentru care este important sa se monitorizeze indeaproape acest KPI.
Formula de calcul: Timpul de livrare a comenzii = Timpul de procesare a comenzii + Timpul efectiv de productie + Timpul de livrare
Sisteme integrate pentru gestionarea timpului de livrare a comenzilor
Cu ajutorul acestor solutii integrate, companiile obtin vizibilitate asupra traseului pe care il parcurge fiecare comanda primita si au posibilitatea sa intervina la timp atunci cand ceva nu functioneaza corespunzator.
8. Rata de comanda perfecta (Perfect Order Rate)
Acest KPI masoara cate comenzi poate pregati pentru livrare un depozit, fara incidente. Pentru a indeplini standardul de „comanda perfecta”, clientul trebuie sa primeasca comanda la timp, completa, fara probleme, iar documentatia sa fie corecta.
Pentru a imbunatati rata de „comanda perfecta”, este important sa se implementeze si respecte procedurile de lucru din depozit. De asemenea, prin identificarea problemelor, pe masura ce apar, si eliminarea lor de la sursa, pot fi observate „comenzile imperfecte” inainte ca acestea sa fie expediate catre client.
Formula de calcul: Rata de comanda perfecta = (Numarul de comenzi complete, pregatite la timp ÷ Numarul total de comenzi) x 100
Solutia WMS contribuie la cresterea ratei de comanda perfecta
Solutia WMS poate contribui la realizarea acestui obiectiv prin automatizarea proceselor de preluare si ambalare, ceea ce sporeste acuratetea si eficienta pregatirii comenzilor. Rapoartele si analizele generate din sistem, permit imbunatatirea continua si monitorizarea performantelor, iar prin automatizarea proceselor de preluare si ambalare, este sporita acuratetea si eficienta pregatirii comenzilor.
9. Acuratetea pickingului comenzilor (Order Picking Accuracy)
Pe langa urmarirea starii expedierii si a livrarii comenzilor, este important sa se masoare si acuratetea procesului de picking. O comanda inexacta poate duce la returnarea stocului la rafturi, cresterea timpului de livrare per comanda, o rata mai mare de retur si acestea sunt doar cateva exemple. Acest KPI este, de asemenea, considerat un KPI important pentru comertul electronic (ecommerce).
Formula de calcul: Rata de acuratete a pickingului = (Numarul total de comenzi – Numarul de comenzi gresite la picking) ÷
WMS pentru imbunatatirea acuratetei prickingului comenzilor
Un soft WMS modern contribuie la imbunatatirea proceselor de picking, sprijinind operatorii din depozit sa identifice corect produsele in depozit si sa ridice cantitatile specificate de client. Cu un sistem de gestionare a depozitului (WMS), fiecare articol este asezat intr-o locatie bine determinata, ceea ce inseamna ca, atunci cand un operator cauta un articol, acesta se va afla intotdeauna exact acolo unde ar trebui sa fie.
Afla mai multe detalii despre sistemul software WMS
Potrivita pentru orice industrie, solutia WMS de la Senior Software permite gestionarea eficienta a marfurilor, de la receptia acestora si pana la pregatirea comenzilor si livrarea lor catre client. Afla cum se potriveste solutia WMS modelului tau de business!
10. Timpul mediu de picking per linie de comanda / comanda
Acest indicator este extrem de important pentru orice manager de depozit, pentru ca ii ofera o imagine clara asupra capacitatii de pregatire a comenzilor pentru clienti. Cu cat timpul dedicat de catre fiecare operator din depozit pentru pregatirea unei comenzi este mai scazut, cu atat compania poate livra mai multe comenzi si implicit costurile per linie de comanda vor fi reduse.
Formula de calcul: Timpul mediu de picking per linie de comanda = Timpul total de picking ÷ Total linii de comanda
WMS pentru imbunatatirea timpului de picking
Sistemul software de tip WMS ii ajuta pe operatorii din depozit sa vizualizeze listele de picking cu ajutorul unui terminal mobil si ii directioneaza catre locatia produselor, prin indicarea celui mai scurt traseu. Dupa ce au scanat codurile de bare, operatorilor le sunt afisate caracteristicile produselor pe care trebuie sa le ia de pe raft, dar si cantitatile comandate de clienti. In acest mod, aplicatia WMS ii ajuta pe operatori sa identifice usor produsele de pe listele de picking si sa nu faca greseli in procesul de colectare.
Un procent mai mare de livrare la timp indica un nivel mai ridicat de satisfactie a clientilor si de eficienta operationala. Cu toate acestea, livrarea la timp poate fi influentata de diversi factori, cum ar fi capacitatea de productie, gestionarea stocurilor, fiabilitatea lantului de aprovizionare, previzionarea cererii, controlul calitatii si procesarea comenzilor.
11. Rata comenzilor fara stoc / cu stoc la furnizor (Back Order Rate)
O valoarea constanta a ratei comenzilor fara stoc reprezinta un indicator al faptului ca procesele de prognoza a cererii si aprovizionarii se desfasoara in termeni optimi. O crestere brusca a cererii va rezulta, bineinteles, intr-o rata temporar mare de comenzi cu stoc la furnizor pentru orice articol dat, dar o rata constant ridicata sau in crestere a comenzilor fara stoc este un semn sigur al planificarii ineficiente si al lipsei de reactie.
Rata de Back Order poate fi redusa prin planificarea exacta si monitorizarea vigilenta a raportului stoc-vanzari al depozitului. De asemenea, o rata mare de acuratete a stocului va imbunatati si KPI-ul de rata a comenzilor fara stoc.
Formula de calcul: Rata comenzilor fara stoc (la momentul generarii) = Comenzile neexecutate la momentul achizitiei ÷ Numarul total de comenzi plasate x 100
Precizie imbunatatita pentru onorarea comenzilor restante cu WMS
Unul dintre principalele beneficii ale implementarii unui sistem automatizat pentru gestiune depozit este imbunatatirea acuratetei si a productivitatii. Sistemele automatizate utilizeaza tehnologii avansate, cum ar fi RFID (identificarea prin radiofrecventa) si scanere de coduri de bare pentru a urmari si localiza articolele in cadrul depozitului.
Sistemele automatizate de gestionare a depozitelor sunt cunoscute pentru asigurarea unor operatiuni eficiente. RFID poate fi utilizat pentru a sorta articolele legate de comenzile restante, care pot fi utilizate ulterior pentru a prioritiza procesul de expediere in vederea livraii articolelor catre clienti in timp util.
12. Rata retururilor (Rate of Return)
Rata retururilor este un KPI extrem de util intr-un centru de distributie, mai ales atunci cand este segmentat dupa motivul de retur. Identificarea cauzelor returnarii — cum ar fi daune, livrare intarziata, descriere incorecta a produsului, expedierea articolului gresit sau erori de expediere ale curierilor – ajuta managerii de depozit sa abordeze problemele de baza, sa le remedieze si sa faca imbunatatirile necesare, pentru a minimiza inconvenientelor viitoare.
Sistemul WMS contribuie la scaderea ratei de retur
Aplicatia WMS contribuie la reducerea ratei de retur. Sistemul imbunatateste acuratetea gestionarii stocului si contribuie la monitorizarea eficienta a locatiei, cantitatii si starii fiecarui articol din depozit, reducand astfel sansele de a expedia clientilor produse gresite sau deteriorate.
Prin automatizarea proceselor de preluare, ambalare si expediere, comenzile sunt finalizate mai repede si cu mai putine erori. Acest lucru poate creste satisfactia si loialitatea clientilor si, totodata, poate reduce probabilitatea de returnare a comenzilor din cauza intarzierilor sau a greselilor. In plus, deoarece sistemul WMS poate genera rapoarte si alerte in timp real cu privire la starea stocurilor si a comenzilor, operatiunile din depozit pot fi monitorizate si ajustate in functie de necesitati.
13. Rata de eficienta a receptiei (Receiving Efficiency)
Eficienta procesului de receptie este o unitate de masura utilizata pentru a evalua productivitatea angajatilor in depozit, in procesul de receptie a marfurilor. Ineficientele din zona de receptie pot avea un efect negativ asupra operatiunilor din intregul depozit, de aceea, este vital sa le detectezi si sa le elimini, cat mai curand posibil, pentru a eficientiza restul fluxului de lucru. Rata de eficienta a receptiei este influentata atat de factorul uman, cat si de natura marfii. Se pot stabili targeturi de receptie cuantificate in timp, pe furnizor / tip de palet / produs etc.
Formula de calcul: Rata de eficienta a receptiei = Volumul total de marfuri receptionate ÷ Numarul total de ore lucrate de angajatii din depozit
WMS software imbunatateste rata de eficienta a receptiei marfurilor
WMS software poate spori productivitatea muncii si eficienta personalului din depozit, oferindu-le instructiuni si indrumari clare cu privire la modul de indeplinire a sarcinilor de receptie, cum ar fi descarcarea, inspectarea, etichetarea, sortarea si depozitarea marfurilor. De asemenea, cu ajutorul sistemului WMS se poate urmari si masura performanta si indicatorii de productivitate, cum ar fi durata ciclului, randamentul, precizia etc.
Citeste si: Logistica 4.0 si solutii software pentru automatizarea proceselor din lantul de aprovizionare
14. Durata ciclului de receptie (Receiving Cycle Time)
Durata ciclului de receptie reflecta timpul total necesar procesarii unei receptii de marfa, din momentul in care marfurile sosesc in depozit, si pana cand sunt disponibile pentru livrare. O durata cat mai mica a ciclului de receptie este un indicator care arata ca procesul de livrare este unul eficient, in timp ce, un ciclu de receptie cu o durata mare, poate indica ineficienta procesului.
Formula de calcul: Durata ciclului de receptie = Timpul total alocat receptiilor de marfa ÷ Numarul de receptii
WMS elimina ciclurile lungi de receptie a marfurilor
Implementarea unui sistem WMS permite realizarea mult mai rapida a procesului de receptie, cu ajutorul dispozitivelor mobile de scanare a codurilor de bare. In plus, sistemul WMS le ofera angajatilor o imagine clara a spatiilor disponibile pentru depozitare, iar marfa poate fi asezata pe baza sugestiilor oferite de sistem.
15. Productivitatea lunara a angajatilor
Productivitatea angajatilor este, de asemenea, un KPI extrem de important pentru orice manager de depozit. In functie de procesele implementate in sistemul WMS, acest KPI poate oferi informatii detaliate despre diferiti factori care influenteaza timpul de executie:
- Numarul de operatii in functie de tranzactie – numar de receptii, numar de livrari, numar de picking-uri per angajat
- Numarul de kilograme pe fiecare tip de tranzactie manipulate/ user
- Numarul de tranzactii pe ora, in functie de zone ale depozitului
- Productivitatea lunara per ture angajati
- Raportul de categorie ABC si fluctuatiile produselor care isi schimba categoria des
- Auditul de modificari si operatii interne in aplicatie
- Logarea abaterii de picking per utilizator (inregistrarea numarului de abateri fata de recomandarile sistemului)
Masoara KPI-urile importante din depozit cu solutia WMS de la Senior Software
WMS – Warehouse Management System este un soft dezvoltat pe o platforma recunoscuta la nivel international, care incorporeaza bunele practici din domeniul sistemelor de management al depozitelor.
Delaco, Ocean Fish, Herlitz, Alexandrion Grup, Libris.ro, Sano Vita, Royal Computers si multi altii au ales solutia WMS de la Senior Software si au obtinut urmatoarele rezultate:
- 60% scadere a retururilor
- 99% acuratete a stocului
- 30% optimizare a spatiului de depozitare
- 35% crestere a productivitatii angajatilor
- 98% livrari corecte
- 100% trasabilitate
- 50% reducere a timpului de inventariere
- 35% crestere a numarului de livrari
Monitorizeaza cei mai importanti KPI din depozit cu sisteme software performante
Servicii de audit si consultanta logistica pentru optimizarea activitatilor din depozit. Programeaza o analiza detaliata a tuturor operatiunilor desfasurate in cadrul depozitului!