Implementarea unui sistem de management al afacerii (ERP) a devenit un subiect destul de controversat atat in randul beneficiarilor cat si al furnizorilor de software. Aparitia “retetelor de succes” sau a nenumaratelor studii de caz, fie ele cazuri negative sau implementari cu final fericit, genereaza confuzie in randul utilizatorilor si potentialilor beneficiari ai unui sistem de management al afacerii.
Pe de o parte, beneficiile enumerate de furnizorii de sisteme software determina companiile sa se grabeasca in achizitia unui sistem informatic fara sa ia in calcul particularitatile propriei afaceri, iar pe de alta parte exista cazurile in care procesul implementarii a fost la limita esuarii. Astfel, sunt multi cei care achizitioneaza o astfel de solutie in ultimul moment, cand presiunile interne devin prea mari, transformand necesitatea unui sistem de management al afacerii in povara unui sistem implementat rapid, neadaptat la nevoile reale ale clientului.
Exista cel putin doua elemente care, daca sunt indeplinite, pot duce la evitarea situatiile nedorite:
- Analiza de business, in care furnizorul de software are datoria sa inteleaga clar fluxurile de afaceri din compania beneficiarului si sa decida daca si cum poate sa ajute clientul prin implementarea sistemului de management al afacerilor.
- Constientizarea de catre client a factorilor care influenteaza in mod direct durata procesului de implementare a unui sistem informatic
Numarul de utilizatori si complexitatea business-ului cresc direct proportional durata implementarii;
- Modulele selectate pentru implementare influenteaza atat prin numarul lor, cat si prin complexitate; spre exemplu, finalizarea implementarii modulului de contabilitate depinde de incheierea lunii contabile si depunerea declaratiilor obligatorii solicitate de stat;
- Nivelul de customizari dorite de beneficiar. Customizarile critice trebuie livrate inainte de go-live, pentru a nu exista riscul blocarii activitatii clientului. Restul de customizari pot fi livrate si ulterior. Este vital pentru client sa inteleaga necesitatea prioritizarii corecte a cerintelor.
- Disponibilitatea beneficiarului de a-si aloca resurse pentru perioada de implementare; spre exemplu, in perioada de training, personalul companiei va trebui ca, prin rotatie, sa participe la un anumit numar de ore de training;
- Alocarea unui manager de proiect din partea clientului;
- Pregatirea beneficiarului; in momentul in care a fost fixata data inceperii implementarii, pentru a nu exista amanari, clientul trebuie sa aiba pregatita infrastructura IT sau alte elemente stabilite in etapa analizei de business.
- Implicarea managementului companiei in proiect. In cadrul unei implementari sunt situatii care pot necesita decizii rapide si cu efecte majore in organizarea companiei. Este important ca managementul sa fie la curent cu statusul proiectului, sa inteleaga necesitatile si sa fie proactiv. De asemenea, trebuie sa acorde managerului de proiect tot sprijinul de care este nevoie.
- Cunoasterea acestor factori este benefica pentru potentialul client deoarece isi poate concretiza asteptarile in privinta perioadei de implementare a unui sistem de management al afacerii.
