Cum alegi un sistem software ERP potrivit pentru compania ta - 7 criterii esentiale de selectie

Despre ce inseamna un sistem ERP (sistem Enterprise Resource Planning) si cat de important este pentru buna functionare a companiei ai mai auzit, cu siguranta. Insa pana cand vei resimti efectiv beneficiile aduse de o solutie integrata de management al afacerii, trebuie sa acorzi o atentie sporita procesului de selectie a solutiei ERP potrivite pentru activitatea ta.

Pentru a te ajuta in acest proces, am reunit mai jos 7 criterii pe care le consideram esentiale in alegerea unui sistem ERP si pe care ar trebui sa le aiba in vedere orice companie in momentul in care a decis sa faca acest pas.

Fiecare industrie are anumite particularitati si, implicit, provocari specifice carora sistemul ERP trebuie sa le raspunda cu succes. De aceea, este important ca atunci cand cauti un furnizor de ERP sa fii atent la industriile in care a implementat in trecut. O solutie ERP potrivita domeniului in care activezi va avea integrate, pe langa functionalitati generale de management al afacerii, si o serie de bune practici si know-how, dobandite in urma implementarii la alte companii cu activitati similare. Acest lucru inseamna ca respectiva solutie ERP se va adapta perfect la specificul afacerii tale si te va ajuta sa obtii beneficiile pe care le cauti.

Oricat de multe avantaje iti ofera un sistem software ERP din punct de vedere al optimizarii proceselor, al vitezei de operare a datelor sau automatizarii operatiunilor, daca nu este adaptat la sistemul contabil al tarii in care activezi vei fi nevoit sa tii contabilitatea separat, iar acest lucru nu va face decat sa provoace o lipsa de coerenta a datelor. Mai mult, soft-ul ERP ales trebuie sa aiba si capacitatea de a se adapta rapid la eventualele modificari legislative, pe care sa le integreze rapid, fara sa provoace intreruperi in activitatea clientului.

Un software ERP poate fi potrivit pentru activitatea ta in momentul in care il achizitionezi, insa pe masura ce te dezvolti, el trebuie sa fie capabil sa gestioneze la fel de eficient volume mai mari de date, sa permita extinderea cu noi module pentru gestionarea altor componente ale afacerii, iar aceste module sa fie integrate perfect cu cele existente. Costul implicat in schimbarea completa a solutiei ERP va fi considerabil mai mare in comparatie cu cel al achizitiei de noi module. Sa nu mai vorbim de timpul dedicat implementarii sau chiar riscul aparitiei problemelor de adoptie a unei noi solutii in randul angajatilor.

Inca din etapa de implementare si apoi, ulterior acesteia, vei avea nevoie de suport din partea furnizorului de ERP pentru diverse situatii ce pot aparea legate de functionarea sistemului, realizarea de customizari, upgrade-uri ale solutiei si nu numai. De aceea, trebuie sa ai in vedere ce tip de suport ofera furnizorul, cum este acesta oferit (pe baza de abonament sau la cerere), ce servicii sunt incluse sau ce costuri presupune acesta.

Multi manageri sunt reticenti cand vine vorba de siguranta oferita de un sistem de management al resurselor companiei si aleg de multe ori formatul fizic pentru pastrarea datelor. Un sistem ERP performant trebuie sa ofere servicii avansate de back-up si securitate a informatiilor, precum si acces pe baza de roluri la datele aplicatiei, astfel incat utilizatorii sa poata vedea exclusiv informatiile care ii intereseaza.

Pe langa toate beneficiile enuntate, este necesar ca sistemul software ERP ales sa faciliteze procesul decizional din companie, iar acest lucru este posibil in contextul in care solutia are integrate capabilitati avansate de analiza si raportare. In varianta standard, un sistem ERP include o serie de rapoarte pentru analiza indicatorilor de business, organizate pe categorii: vanzari, achizitii, stocuri, contabilitate samd. Insa, business-ul tau va avea nevoie si de analize mai complexe, de capabilitati de previzionare, analiza comparativa si nu numai. Existenta unui add-on Business Intelligence, integrat nativ cu un sistem software ERP, va acoperi fara probleme aceste necesitati datorita posibilitatilor nelimitate de analiza a datelor cu minim de cunostinte IT. In acest mod va determina o imbunatatire categorica a deciziilor manageriale luate in cadrul companiei tale.

Fie ca folosesti deja solutii dedicate anumitor componente ale afacerii tale – platforme e-commerce, solutii pentru automatizarea vanzarilor sau pentru optimizarea depozitelor – sau ca intentionezi pe viitor sa le implementezi, este important sa te asiguri ca sistemul software ERP ales se poate integra cu usurinta cu acestea. O buna comunicare intre sistemele utilizate in cadrul companiei va simplifica modul de lucru al angajatilor, va imbunatati comunicarea interdepartamentala si, nu in ultimul rand, va asigura corectitudinea datelor.

Citeste si: Cum alegi cel mai bun ERP din Romania? Ce trebuie sa stii, exemple de sisteme ERP >>